Redaktionsplanung für Unternehmen und Organisationen: Vorteile und Tipps zur Umsetzung

Klassische Werbung war gestern – wenn Unternehmen und Organisationen heute auf sich aufmerksam machen wollen, dann tun sie das mit nützlichen Inhalten.

Jedes Unternehmen, jede Organisation hat das Potenzial für gute Inhalte. Sie haben Geschichten zu erzählen und verfügen über hilfreiche Informationen für ihre Zielgruppe. Meist haben Inhaber*innen und Mitarbeitende auch schon zahlreiche Ideen für die Website, das Kundenmagazin oder die Social Media Kanäle.

Das ist die gute Nachricht.

Die schlechte Nachricht ist: Viele Unternehmen und Organisationen scheitern bei der Umsetzung ihrer Inhalts-Ideen. Regelmässige Beiträge zu recherchieren, produzieren und publizieren, das ist nicht nebenbei zu erledigen, sondern braucht zeitliche und personelle Ressourcen und eine gute Planung.

Geht es Ihnen auch so? Dann habe ich die Lösung für Sie: Professionalisieren Sie Ihre Inhaltsarbeit mit einer durchdachten Redaktionsplanung.

Wie Sie das tun, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Eine Redaktionsplanung hat viele Vorteile

«Unser Business ist total schnelllebig, wir können nicht auf längere Zeit hinausplanen.»

«Wir müssen auf Aktuelles schnell reagieren können und wollen uns nicht an einen strikten Plan halten.»

«Wir haben schon ganz viele Ideen für tolle Inhalte, das Erstellen geht ja dann ganz schnell. Dazu braucht es keinen Plan.»

Ich habe schon viele Gründe gehört, die angeblich gegen eine Redaktionsplanung sprechen. Sie leuchten ein, sind aber nicht so überzeugend wie die Vorteile.

Meine Erfahrung aus über zehn Jahren Text- und Content-Arbeit zeigt mir folgendes:

Vorteil #1 der Redaktionsplanung: Sie kommen in die Umsetzung

Mit einem Redaktionsplan werden Ideen eher umgesetzt. Ideen sind toll, aber meist vage. Man würde sie gerne in Tat umsetzen – doch dann kommt etwas dazwischen, was wirklich wichtiger oder dringender ist. Ein Redaktionsplan zwingt Sie dazu, sich zu überlegen, was Sie aus dieser Idee machen und legt fest, wann der Inhalt veröffentlicht wird.

Da gelten keine Ausreden mehr.

Vorteil #2 der Redaktionsplanung: Sie verlieren nicht den Fokus

Mit einem Redaktionsplan wird die Inhaltsarbeit überschaubar: Das Problem bei Inhalten ist oft, dass man alles tun könnte, es sich aber nicht alles realisieren lässt. Blog, Website, Social Media, Kundenmagazin – toll, aber auch aufwändig und im dümmsten Fall nicht einmal passend für die Zielgruppe. Ein Redaktionsplan teilt die Inhaltsarbeit in Häppchen auf und zwingt Sie, auf das Sinnvolle und Machbare zu fokussieren.

Vorteil #3 der Redaktionsplanung: Sie erstellen abwechslungsreiche Inhalte

Ein Redaktionsplan sorgt dafür, dass Sie verschiedene Aspekte eines Themas beleuchten und verschiedene Bedürfnisse befriedigen. Wenn Sie nicht einfach drauflos bloggen, sondern nach Plan vorgehen, werden Sie sich immer überlegen, ob Sie noch mehr zu einem Thema sagen könnten oder noch einen anderen Fokus setzen könnten. Sie sehen, welche Themen Sie noch nicht bearbeitet haben, welche in der Vergangenheit gut liefen, welche Sie wieder mal bringen könnten.

Vorteil #4 der Redaktionsplanung: Sie bleiben flexibel

Fürchten Sie sich davor, dass ein Redaktionsplan Sie in Ihrer Spontanität und Kreativität einschränkt? Oder davor, dass Sie nicht mehr flexibel auf Aktuelles oder Trends reagieren können? Das ist verständlich, beissen sich «Plan» und «Flexibilität» doch ziemlich.

Ich sehe jedoch die andere Seite: Ein guter Redaktionsplan gibt Ihnen Sicherheit. Sie wissen jederzeit, was Sie wann veröffentlichen. Mit dieser Sicherheit reagieren Sie entspannter auf Unvorhergesehenes. Sie geraten nicht in Stress, wenn Ihnen plötzlich auffällt, dass Ihr Blog seit Wochen brachliegt. Ohne diesen Druck können Sie kreativer arbeiten.

So erstellen Sie eine Redaktionsplanung

Viele Unternehmen scheuen den Aufwand, den eine Redaktionsplanung mit sich bringt. Und das kann ich nachvollziehen: Inhalte für mehrere Wochen und Monate zu planen, das braucht Zeit. Warum es sich lohnt, habe ich oben geschrieben.

Nun zeige ich Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten eine Redaktionsplanung erstellen. Ich berücksichtige dabei nicht nur den Redaktionsplan als solchen, sondern auch den Kontext, in welchem er steht.

Die Basis: Ihre Content Strategie

Der Redaktionsplanung zugrunde liegt die Content Strategie, also die Antworten auf die folgenden Fragen: Für wen erstelle ich Inhalte? Was möchte ich mit diesen Inhalten erreichen? Welche Inhalte möchte ich wo veröffentlichen? Was möchte ich mitteilen?

Die Ideenkiste: Ihr Themenplan

Der Themenplan ist eine Ideensammlung, die zeit-, personen- und plattformunabhängig ist. Im Themenplan definieren Sie, welche Themen für Sie relevant sind und welche Geschichten Sie erzählen möchten. Sie können zum Beispiel Festtage oder Jahreszeiten zum Thema machen oder Sie bestimmen ein Fokusthema pro Monat.

Wenn Sie Kinderkleider verkaufen, könnten Sie Ihre Inhalte auf die Jahreszeiten ausrichten. Wenn Sie Reisen organisieren, könnten Sie ein Reiseland zum Monatsthema machen.

Wo Sie diese Themen platzieren, ist in diesem Schritt unwichtig: Ob Kundenmagazin, Newsletter, Blog oder Social Media, es geht nur um das Thema. Alles andere wird im nächsten Schritt geregelt.

Das Herzstück: Ihr Redaktionsplan

Im Redaktionsplan geht es ans Eingemachte, denn hier legen Sie fest, wer wann was produziert und publiziert.

Spätestens wenn Sie einen Redaktionsplan schreiben, werden Sie darüber sprechen müssen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und wie man sich untereinander organisiert. Wer hat den Überblick über alle Ideen und Termine? Wer schreibt Texte? Wer macht Fotos? Wer beantwortet Kommentare auf Social Media?

Diese genannten Fragen sind nicht einfach zu beantworten, weil sie die Zusammenarbeit im Team verändern und neue Aufgaben entstehen.

Mögliche Inhalte für einen Redaktionsplan:

• Daten und Deadlines: Wann wird ein Beitrag geschrieben / produziert, wann überarbeitet, wann veröffentlicht?
• Verantwortliche Personen: Wer schreibt, wer besorgt Bilder, wer lektoriert? (Text, Lektorat, Bild)
• Arbeitstitel und Thema: Um was soll es gehen? Welche Angaben müssen rein? Wo brauchen wir noch mehr Informationen?
• Zielgruppe oder Ziel-Persona: An wen richtet sich unser Beitrag? Welche Bedürfnisse haben die Leserinnen und Leser?
• Format: Soll ein Blogartikel oder ein Whitepaper geschrieben werden? Machen wir ein Porträt oder ein Interview aus dem Gespräch? Drehen wir Videos?
• Call-to-Action und Verlinkung: Welche Handlungsaufforderung soll am Schluss des Beitrags stehen? Wollen wir, dass die Leser uns kontaktieren, weitere Blogartikel lesen, unseren Newsletter abonnieren?
• Welche Plattformen: Auf welchen Kanälen soll der Beitrag veröffentlicht und geteilt werden? Auf dem Blog? Auf Social Media? Wann? Wie oft?
• Status: Ist der Beitrag geplant, in Arbeit, im Lektorat, bereit für die Veröffentlichung?

Die Kontrolle: Ihre Erfolgsmessung

Vergessen Sie nicht, zu überprüfen, ob Ihre Arbeit sich lohnt. Nutzen Sie Webstatistiken oder die Statistiken Ihrer Social Media Kanäle, um zu sehen, welche Inhalte gut ankommen. Schauen Sie, welche Inhalte welche Leser oder Betrachterinnen anziehen.

Evaluieren Sie die Qualität Ihrer Redaktionsarbeit: Laufen die Prozesse? Sind die Inhalte hochwertig und nützlich für die Zielgruppe? Werden die Inhalte geteilt? Befragen Sie auch die Leserinnen und Leser.

Redaktionsplanung für Unternehmen und Organisationen: mein Fazit

Inhalte zu planen, lohnt sich, denn die Vorteile liegen auf der Hand. Ich würde lügen, wenn ich sagen würde, dass die Redaktionsplanung einfach ist und schnell erledigt ist.

Es braucht Zeit, immer wieder zu planen, zu prüfen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu definieren.

Doch ich bin überzeugt davon, dass Sie letztendlich Zeit sparen und die Qualität Ihrer Inhalte besser wird.

Ich unterstütze Sie bei der Redaktionsplanung

Wenn Sie regelmässig mit Inhalten sichtbar werden wollen, dann unterstütze ich Sie gerne in der redaktionellen Arbeit – kontaktieren Sie mich unverbindlich: hallo@abcwerk.ch